Tiesiog dievinu įvairius sąrašus, todėl surašinėju viską: maisto produktus, kuriuos reikia nupirkti, daiktus, kurių turiu nepamiršti važiuodama į kelionę, ar kasdienes užduotis darbe. Aš nuolat galvoju apie tai, ką turiu padaryti. Net pabudusi šeštadienį ryte, nelipu iš lovos tol, kol mintyse nesusidėlioju, ką tą dieną veiksiu. Taip pat vadovaujuosi posakiu „pirma darbas, paskui pramogos“, todėl niekuomet neatidėlioju svarbių darbų vėlesniam laikui. Iš tiesų, net negaliu nurimti ar imtis ko nors malonaus, kol neatlieku savo pareigų. Esu alergiška stresui, kurį sukelia skubėjimas ir nenumaldomai artėjantis galutinis terminas. Vienintelis būdas nuo jo apsisaugoti – pradėti iš anksto ir nelaukti paskutinės dienos. Galbūt kai kas pavadintų mane išprotėjusia planuotoja ir pareiginguole, tačiau ši savybė man gyvenime ne kartą padėjo.

Kodėl svarbus laiko planavimas? Visi be išimties skundžiasi, kad laikas lekia pernelyg greitai, ir mes vis nespėjame ko nors padaryti, nespėjame gyventi. Kruopščiai planuodami savo laiką, mes nesiblaškome, susitelkiame į savo tikslus, priimame teisingesnius sprendimus, produktyviau dirbame ir be reikalo nestresuojame. Tai yra kelias į sėkmę. Būtent dėl šių priežasčių vis dažniau organizuojami įvairūs laiko planavimo mokymai įmonių darbuotojams. Tačiau ir be jų galite to išmokti. Užrašiau dešimt patarimų, kuriais vadovaujuosi ir pati. Patikėkite, didžiuositės savimi, nes per tą patį laiką spėsite padaryti daug daugiau nei anksčiau. Pradėkite šiandien!

1. Įsigykite darbo kalendorių. Jei esate seno kirpimo ir labiau mėgstate rašyti ant popieriaus, nusipirkite jums patinkančią užrašų knygelę ar darbo kalendorių, kurį mielai nešiotumėtės su savimi ir galėtumėte bet kada į jį ką nors užsirašyti. Jei esate linkę į technologijas ir niekur nesiskiriate su savo išmaniuoju telefonu, išnaudokite visas jo galimybes. Atsisiųskite Google calendar ar Google keep programėlę, kurią galėsite sinchronizuoti su savo kompiuteriu, nusistatysite priminimus apie artėjančius įvykius ir taip jų nepamiršite. Aš priklausau pirmajai grupei ir labai džiaugiuosi savo "Filofax" darbo kalendoriumi.

2. Suplanuokite dieną. Skirkite dešimt minučių ryte arba, geriau, iš vakaro ir susirašykite ateinančios dienos darbus. Įvertinkite realią situaciją ir neprisirašykite per daug užduočių. Geriau mažiau, bet atliktų darbų, nei ilgas sąrašas to, ko nespėjote padaryti. Sąrašas padės jums susidaryti aiškų dienos užimtumo vaizdą ir ryte, atėję į darbą, negaišite laiko bandydami sugalvoti, ką čia nuveikus, o galėsite iškart kibti į darbus.

3. Nusistatykite prioritetus. Nuspręskite, kuriems darbams skirsite pirmenybę, ir kurios užduotys būtinai turi būti atliktos šiandien, o kurios gali palaukti ir iki rytojaus, jei nesuspėsite. Visai neblogas sprendimas yra trijų stulpelių lentelė. Pirmame stulpelyje surašykite skubius ir labai svarbius darbus, antrame – mažiau svarbius darbus, kuriuos galima atlikti kitą dieną ar po kelių dienų, o trečiame – darbus, neturinčius galutinio termino, kuriuos būtų šaunu padaryti, tačiau nieko tokio, jei šią akimirką visai neturite jiems laiko.

4. 5 minučių taisyklė. Jei darbą galite padaryti per penkias minutes, padarykite jį tuojau pat ir pamirškite. Net nereikės jo įsirašyti į darbo kalendorių. Neprisikaupsite smulkių darbelių, kurie, sudėti į krūvą, atrodys neįveikiami.

5. Apskaičiuokite, per kiek laiko padarote vieną ar kitą darbą. Stenkitės neužtrukti ilgiau nei reikia tai užduočiai atlikti. Kontroliuokite save ir nesiblaškykite. Jei jau ėmėtės to darbo, susikaupkite ir spėkite jį atlikti per nustatytą laiką, o tada galėsite atsikvėpti.

6. Suplanuokite poilsį. Planuodami savo dieną pasilikite dešimties-penkiolikos minučių tarpus tarp darbų. Suplanuokite pertraukėles, per kurias galėsite nueiti pasidaryti kavos, paplepėti su kolega ar panaršyti internete. Blogiausiu atveju tai bus laikas pabaigti vienai užduočiai ir ramiai imtis kitos, o gal atsiliepti į skambutį ar padėti kolegai, užgriuvus netikėtai situacijai.

7. Žinokite galutinius terminus (deadline‘us). Pasižymėkite kalendoriuje užduočių galutinius terminus. Tokiu būdu matysite, kiek laiko jums liko darbams atlikti. Dar geriau, stenkitės padaryti užduotis anksčiau, nei reikia, nepalikite paskutinei akimirkai. Taip turėsite marias laiko įvairiems pataisymams ar nenumatytiems atvejams, išvengsite streso dėl „paskutinės nakties“ ir garantuotai viską suspėsite laiku.

8. Pirmiausia atlikite nemalonius darbus. Žinau, kad tai yra pats sunkiausias dalykas. Mes nuolat surandame ką nuveikti, kad tik nereikėtų imtis tų džiaugsmo neteikiančių darbų. Taip atidėliojate, kol neišvengiamai ateina toji diena, kai privalote už juos atsiskaityti. Tuomet tą užduotį reikia atlikti greitai, jūs skubate, priveliate klaidų, nervinatės, darote viską iš naujo, todėl vėluojate, gaunate pastabą ir vėl nervinatės. Kam visa tai? Juk žinote, kad tas darbas niekur nedings, vis vien turėsite jį padaryti, tad kodėl nesiėmus jo iš karto? Taip pat visuomet galite tą užduotį padalinti į kelias dalis ir kasdien padaryti po nedidelę jos dalį, taip ji bus mažiau skausminga.

9. Atsakykite sau, kas jūs per paukštis? Mėgstate atsikelti anksčiau ir darbingiausias esate iki pietų? Tuomet, jūs vyturys. O gal paprastai dienos pradžioje nieko rimto nenuveikiate, kol neateina vakaras, ir jūs tampate kupinas energijos ir noro padirbėti? Vadinasi, jūs pelėda. Pažinkite save ir svarbiausius dienos darbus susiplanuokite būtent tada, kai esate darbingiausi. Paprastai, tokie mes esame tik dvi-tris valandas per dieną, tad išnaudokime jas kiek įmanoma geriau. Pvz., man darbingiausias metas yra nuo 9 iki 11.30 val., todėl iki pietų stengiuosi padaryti viską, kas reikalauja intensyvaus smegenų darbo.

10. Produktyviai išnaudokite laisvą laiką. Teko palaukti draugo? Išsitraukite knygą ir perskaitykite skyrių. Važiuodami į darbą pakliuvote į kamštį? Nesinervinkite dėl to, išnaudokite laiką ir susidėliokite mintyse šios dienos darbus.

Sakysite, kad man lengva šnekėti, nes planavimas yra įaugęs į mano pedantišką kraują? Galbūt, bet aš manau, kad gerais planuotojais galima tapti, tereikia norėti. Turbūt kiekvienas iš mūsų žavimės sėkmingais, aktyviais ir daug nuveikti spėjančiais žmonėmis, o ne pavargusiais ir nuolat besiskundžiančiais paniurėliais, sakančiais, kad paroje trūksta bent vienos papildomos valandos. Ir kaip yra pasakęs Robin Sharma: „The things that get scheduled are the things that get done.“